第一章 总则
第一条 为规范本基金会档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在基金会管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》等法律法规及《上海工程技术大学教育发展基金会章程》，结合基金会工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指基金会自成立以来在各项工作及活动中直接形成的对具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是重要的信息资源和历史凭证，是国家和学校的宝贵财富。
第三条 基金会档案由基金会秘书处负责档案的收集，档案馆负责基金会归档档案的管理和利用等工作，保证基金会档案工作依法有序开展。
第二章档案管理
第四条 实行部门立卷归档制度，各部门应高度重视档案工作，指定专（兼）职人员负责本部门基金会档案的收集、保管、整理及归档，并保持人员的稳定性，人员如有变动及时告知基金会秘书处。
第五条 各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，组织本部门基金会档案的收集、整理、预立卷、归档。
第六条 个人在从事基金会工作过程中形成的各种载体形式的文件材料，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何人不得据为己有。
第七条 各部门收集、整理的档案交由基金会秘书处，由基金会秘书处统一移交至档案馆；
第八条 档案馆要对档案进行编号和排序，编制必要的检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。
第九条 档案的保管必须配备专柜，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。档案馆应当定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当及时向基金会报告，及时处理。
第十条 上一年度的档案，在次年六月底前完成整理归档；阶段性重要活动中形成的档案，由活动主办单位在活动结束后及时归档，相关协办部门提供相应的文件材料。
第十一条 档案的立卷方法主要是根据文件构成的特点（即文件的共同点）对归档的文件进行分类立卷，一般应以“问题”为主，兼顾其他特征。
（一）按问题立卷。问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、正件与附件等放在一起归档，一般为一事一卷。
（二）按作者立卷。“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷。
（三）按时间立卷。按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
第三章 档案的归档范围
第十二条 本基金会各类工作计划、总结、年度报告、财务预决算、投资理财资料、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十三条重要的会议（基金会理事监事会议等）材料，包括会议通知、议程、报告、提案、总结、决议、会议纪要、记录等。
第十四条相关部门发来的与基金会相关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十五条本基金会所有项目从策划、募资、协议、立项、审批、公示、实施、结项、审计、反馈、总结等的完整资料。
第十六条本基金会对外发文与有关单位来往的文件。
第十七条本基金会工作人员任免的文件材料。
第十八条本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的照片、录音、录像等。
第十九条本基金会认为确有必要归档的其他重要材料。
第四章 档案的利用
第十九条 基金会档案的利用方式为查阅、借阅、复制、摘录。
第二十条 查阅基金会档案，由查阅者提出申请，填写基金会档案信息查阅申请表，秘书长签字同意后方可调阅，并严格办理手续。
第二十一条 档案一般不外借。如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须严格履行档案借阅手续，并在限期内归还；归还档案时，要当面点清并予以注销。
第二十二条 利用档案的单位及个人应严格遵守档案利用的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、拆卷、涂改、伪造或擅自抄录、复制档案。不得擅自公布相关档案内容，对违反者追究法律责任。
第五章 附则
第二十四条 本办法由上海工程技术大学教育发展基金会负责解释。
第二十三条 本办法自基金会理事会审议通过之日起执行。
